Mengingat lembaga pendidikan di Indonesia merupakan organisasi yang memiliki orientasi ganda (multiple oriented), yaitu organisasi yang berorientasi sosial dan orientasi bisnis. orientasi sosial pendidikan bertujuan meningkatkan kecerdasan bangsa sedangkan orientasi bisnis pendidikan dalam mempertahankan eksistensi maupun operasionalnya harus memiliki dana yang cukup memadai.
Dengan demikian, lembaga pendidikan tersebut akan menghasilkan lulusan (outcomes) yang berkualitas. Banyak bermunculan lembaga-lembaga pendidikan yang berani menetapkan biaya pendidikan cukup tinggi karena sarana dan prasarana belajar yang disediakan juga jauh lebih baik dan menjanjikan kepada para siswa maupun mahasiswa untuk ikut melakukan magang di perusahaan-perusahaan yang sudah terkenal. Dengan demikian, ada kemungkinan mereka yang berprestasi akan langsung direkrut oleh perusahaan tersebut. Oleh karena itu, masyarakat lebih banyak memilih lembaga pendidikan yang marketable maupun sellable walaupun harus mengeluarkan biaya sangat mahal. Gambaran sistem informasi pendidikan yang dibutuhkan di Indonesia idealnya adalah bagaimana para pengambil keputusan bidang pendidikan dapat dengan mudah mencari informasi sebagai bahan dalam proses pengambilan keputusan bidang pendidikan. Misalnya, berapa jumlah sumber daya manusia pendidikan yang dibutuhkan, jenis sekolah, tingkatan sekolah, pelaksanaan kurikulum, perkembangan lembaga pendidikan lokal, regional, nasional, bahkan internasional untuk dapat memperbaiki kinerja dunia pendidikan masa lalu, masa kini, maupun masa yang akan datang.
Dalam menghadapi globalisasi, dunia pendidikan Indonesia harus secepatnya berbenah diri dalam meningkatkan sistem informasi guna menunjang daya saing sumber daya manusia yang dihasilkan oleh lembaga pendidikan tersebut. Sistem informasi yang akan diciptakan harus seimbang antara infrastruktur teknologi yang tersedia dengan kemampuan sumber daya manusianya sehingga tidak terjadi ketimpangan yang sangat jauh, dan sistem informasi tidak dapat terwujud secara signifikan dalam menunjang kuantitas maupun kualitas pendidikan secara mendasar. Di samping itu, sistem informasi semakin dibutuhkan oleh lembaga pendidikan, khususnya dalam meningkatkan kelancaran aliran informasi dalam lembaga pendidikan, kontrol kualitas, dan menciptakan aliansi atau kerja sama dengan pihak lain yang dapat meningkatkan nilai lembaga pendidikan tersebut.
Pengertian Sistem Informasi Manajemen Pendidikan
Sebelum membahas mengenai pengertian sistem informasi pendidikan secara utuh, terlebih dahulu akan dikemukakan pengertian sistem, informasi, dan pendidikan yang dikemukakan oleh beberapa ahli sebagai berikut :
1. Sistem
a. Sistem adalah seperangkat unsur yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi dalam satu lingkungan tertentu (Ludwig, 1991).
b. Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan (A. Rapoport,1997).
c. Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian yang saling mempengaruhi (L. Ackof, 1997).
d. Sistem merupakan bagian-bagian yang beroperasi secara bersama-sama untuk mencapai beberapa tujuan (Gordon B. Davis'1995).
e. Sistem, yaitu sekelompok elemen yang terintegrasi untuk mencapai suatu tujuan (Raymond Mcleod, 2001).
f. Ryans (1968) System is any identifiable assemblage of element (object, person, activities, information records, etc) which are interrelated by process or structure and which are presumed to function QS an organizational entity generating an observtable (or sometimes merely inferable) product.
g. William A. Shorde (1995) dalam bukunya Organization and Management menyebutkan ada sekitar enam ciri sebuah sistem, yaitu perilaku berdasarkan tujuan tertentu, keseluruhan, keterbukaan, terjadi transformasi, terjadi korelasi, memiliki mekanisme kontrol artinya terdapat kekuatan yang mempersatukan dan mempertahankan sistem yang bersangkutan. Menurut Budi Sutedjo (2002) sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Sedangkan jenis sistem secara umum terdiri dari sistem terbuka dan system tertutup (Open-Loop and Closed-Loop System). Sistem terbuka adalah system yang tidak memiliki sasaran, pengendalian mekanis, dan umpan balik. Sedangkan sistem yang tertutup, yaitu sebuah sistem yang memiliki sasaran, pengendalian mekanis, dan umpan balik (Raymond Mcl-eod, Jr., 2001).
Dari kedua jenis sistem tersebut dapat dibedakan secara jelas bahwa system terbuka tidak memiliki sasaran, kontrol mekanis, maupun umpan balik Sebaliknya, untuk jenis sistem tertutup masing-masing memiliki sasaran yang jelas, pengendalian mekanis, dan umpan balik. Sistem informasi merupakan kumpulan komponen dalam sebuah organisasi atau lembaga yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi. Keandalan suatu sistem informasi dalam sebuah lembaga/organisasi terletak pada keterkaitan antarkomponen yang ada sehingga dapat menghasilkan aliran informasi yang berguna, akurat terpercaya, detail, cepat, relevan bagi kepentingan lembaga tersebut.
2. Informasi
Saat ini kita sedang berada pada era informasi, hal ini berarti bahwa informasi sudah menyentuh seluruh segi kehidupan baik individual, kelompok, maupun organisasi. Di tingkat individu aneka ragam informasi dibutuhkan seperti kebutuhan akan pendidikan, kesehatan, lapangan pekerjaan, maupunjenis produk atau jasa lainnya.
Adapun pengertian tentang informasi, yaitu data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi penerima dan memiliki nilai nyata yang dibutuhkan untuk proses pengambilan keputusan saat ini maupun saat mendatang (Gordon B. Davis, 1995).
Sedangkan Informasi menurut Budi Sutedjo (2002: 168) merupakan hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan dan dibutuhkan dalam pemahaman fakta-fakta yang ada. Informasi, yaitu sebuah pernyataan yang menjelaskan suatu peristiwa (suatu objek atau konsep) sehingga manusia dapat membedakan sesuatu dengan yang lainnya (Samuel Elion, 1992). Informasi merupakan kumpulan data yang telah diolah, baik bersifat kualitatif maupun kuantitatif dan memiliki arti lebih luas
3. Manajemen
Secara luas orang sudah banyak mengenal tentang istilah manajemen, hakikat manajemen secara relatif, yaitu bagaimana sebuah aktivitas bisa berjalan lebih teratur berdasarkan prosedur dan proses, Secara umum dikatakan bahwa manajemen merupakan proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya (George R. Terry,1997).
Definisi lain menyatakan bahwa manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan antar anggota organisasi dengan menggunakan seluruh sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Stoner AF, 1998).
Pada dasarnya dalam proses penggunaan sistem informasi, seorang manajer sebelumnya harus memahami posisi dari hierarki/tingkatan manajemen di mana dia berada, sebagaimana dikemukakan oleh (Raymond Mcleod, Jr., 2001) bahwa tingkatan manajerial terdiri dari strategic planning level (Top Management), Management control level (Middle Management), dan operattional control level (Lower Management). Posisi tersebut sangat berpengaruh terhadap sumber dan bentuk informasi yang diburuhkan oleh seorang manajer (pimpinan) sebagai bahan proses pengambilan keputusan. sumber informasi dan bentuk informasi yang dibutuhkan oleh seorang manajer berdasarkan hierarkinya dapat dilihat dalam gambar di bawah ini.
Sumber informasi yang dibutuhkan oleh seorang manajer atau pimpinan lembaga pendidikan yang menduduki posisi paling atas cenderung lebih banyak dari luar organisasi/lembaga pendidikan tersebut. Semakin rendah tingkat manajerial seseorang maka lebih banyak dibutuhkan sumber informasi dari internal organisasi atau lembaga pendidikan yang bersangkutan. Dengan demikian, pimpinan lembaga pendidikan yang menduduki posisi top manajemen semakin banyak untuk mencari sumber informasi dari eksternal organisasi. Hal ini diperlukan untuk pengembangan organisasi, komparasi dengan lembaga pendidikan yang ada, mencari strategi baru untuk inovasi demi peningkatan kapabilitas organisasi. Dengan demikian, lembaga pendidikan yang dipimpinnya memiliki daya saing yang tinggi untuk mempertahankan eksistensi di masa mendatang.
Adapun bentuk informasi yang dibutuhkan oleh seorang pimpinan lembaga pendidikan yang menduduki posisi paling atas (manajemen tingkat atas) cenderung bentuk informasi yang diterima lebih singkat karena kemampuan pimpinan pada posisi top manajemen diharapkan memiliki kemampuan tinggi dalam menterjemahkan bentuk informasi yang berasal dari eksternal maupun internal lembaga pendidikan tersebut. Misalnya bentuk penyampaian informasi antar pimpinan cukup membuatkan disposisi. Semakin rendah posisi manajerial seseorang, bentuk informasi terus lebih terperinci karena kemampuan menerjemahkan informasi manajemen tingkat menengah maupun tingkat bawah lebih ke arah operasional lembaia pendidikan tersebut sehingga bentuk informasi harus lebih jelas dan detail misalnya instruksi atau pemberitahuan kepada para karyawan.
4. Pendidikan
Para ahli sama-sama mengarah pada suatu tujuan tertentu tetapi mereka masih belum seragam dalam mendefinisikan istilah pendidikan Driyarkara (1980) mengatakan bahwa pendidikan itu adalah memanusiakan manusia muda. Pengangkatan manusia muda ke taraf mendidik.
Dalam Good, Carter v (1959) dinyatakan bahwa pendidikan adalah (I) proses seseorang mengembangkan kemampuan, sikap dan tingkah laku lainnya dalarn masyarakat tempat mereka hidup (2) proses sosial yang terjadi pada orang yang dihadapkan pada pengaruh lingkungan yang terpilih dan terkontrol(khususnya yang datang dari sekolah) sehingga mereka dapat memperoleh perkembangan kemampuan sosial dan kemampuan individu yang optimal. Pendidikan dipengaruhi oleh lingkungan atas individu untuk menghasilkan pembahan-perubahan yang sifatnya permanen dalam tingkah laku, pikiran dan sikapnya.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1989), pendidikan adalah proses mengubah sikap dan tata laku seseorang atau kelompok orang dalam usaha mendewasakan manusia melalui upaya pengajaran dan pelatihan (proses, perbuatan dan cara mendidik).
Menurut Undang-Undang RI Nomor 20 Tahun 2003 Bab I Pasal 1 ayat (1) Pendidikan adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan dirinya masyarakat, bangsa, dan Negara Crow and crow (1960 Modern educational theory and practise not only are aimed at preparation for future living but also are operative in determining the patern of present, day by-day attitude and behavior. pendidikan tidak hanya dipandang sebagai sarana untuk persiapan hidup yang akan datang tetapi juga untuk kehidupan sekarang yang dialami individu dalam perkembangannya menuju ke tingkat kedewasaannya. Berdasarkan pengertian tersebut maka pendidikan memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
1. Pendidikan mengandung tujuan, yaitu kemampuan untuk berkembang sehingga bermanfaat untuk kepentingan hidup.
2. Untuk mencapai tujuan tersebut, pendidikan melakukan usaha yang terencana dalam memilih isi (materi), strategi, dan teknik penilaian yang sesuai.
3. Kegiatan pendidikan dilakukan dalam lingkungan keluarga, sekolah, dan masyarakat (formal dan non formal).
Oleh karena itu, menurut Sihombing (2002: 10) pendidikan mengandung pokok-pokok penting sebagai berikut:
1. Pendidikan adalah proses pembelajaran.
2. Pendidikan adalah proses sosial.
3. Pendidikan adalah proses memanusiakan manusia.
4. Pendidikan berusaha mengubah atau mengembangkan kemampuan, sikap, dan perilaku positif.
5. Pendidikan merupakan perbuatan atau kegiatan sadar.
6. Pendidikan memiliki dampak pada lingkungan.
7. Pendidikan berkaitan dengan cara mendidik.
8. Pendidikan tidak berfokus pada pendidikan formal.
Secara total bahwa pendidikan merupakan suatu sistem yang memiliki kegiatan cukup kompleks, meliputi berbagai komponen yang berkaitan satu sama lain. Jika menginginkan pendidikan terlaksana secara teratur, berbagai elemen (komponen) yang terlibat dalam kegiatan pendidikan perlu dikenali terlebih dahulu. Untuk itu diperlukan pengkajian usaha pendidikan sebagai suatu sistem yang dapat dilihat secara mikro dan makro. Secara mikro pendidikan dapat dilihat dari hubungan elemen peserta didik, pendidik, dan interaksi keduanya dalam usaha pendidikan. Adapun secara makro menjangkau eremen-elemen yang lebih luas.
Berdasarkan tinjauan mikro peserta didik dan pendidik merupakan elemen sentral. Pendidikan untuk kepentingan peserta didik mempunyai tujuan dan untuk mencapai tujuan ini ada berbagai sumber dan kendala. Dengan memperhatikan berbagai sumber dan kendala, ditetapkan bahan pengajaran dan diusahakan berlangsungnya proses untuk mencapai tujuan. Proses ini menampilkan hasil belajar. Hasil belajar perlu dinilai dan dari hasil penilaian dapat merupakan umpan balik untuk mengkaji kembali berbagai elemen. Keseluruhan elemen ini tidak terlepas dari pengetahuan, teori, maupun model pendidikan yang telah dimiliki, disusun dan diujicobakan oleh para ahli.
Dari berbagai elemen sistem pendidikan perlu dikenali secara mendalam sehingga dapat difungsikan dan dikembangkan. Dalam hal ini penting.dikuasai pendekatan sistem untuk mengkaji masalah dan kelemahan yang ada dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Dengan demikian, akan tampak peninjauan secara mikro maupun makro berdasarkan pendekatan sistem yang dapat menghasilkan keputusan dan upaya untuk memperbaiki sistem, sebagian atau keseluruhan, secara bertahap atau sekaligus. Keputusan ini dilakukan untuk mencapai tuluan pendidikan yang diinginkan secara optimal, produktif, efektif dan efisien.
Sistem pendidikan dapat dibentuk berdasarkan tingkatan operasional maupun lingkungan dimana system tersebut dapat dibentuk. Pendekatan sistem itu dapat dipandang gaya manajerial. Dalam hubungan ini aplikasi terhadap proses manajemen dan proses pendidikan dalam wadah keorganisasian yang menjelaskan adanya model umum dari sebuah sistem. Model umum sebuah organisasi sebagai sumber sistem adalah menuntut adanya komponen input, transformasi (proses) dan output. Dengan demikian pendekatan sistem dalam manajemen dan organisasi (pendidikan) sebagai suatu metode yang terkait erat dengan usaha-usaha pemecahan masalah pendidikan yang kompleks. Hal ini dijalankan dengan memadukan beberapa unsur yang ada dengan menggunakan berbagai metode sehingga proses yang dilalui benar-benar dapat menunjang pencapaian pendidikan secara efektif dan efisien.
Arah pendidikan berusaha mengembangkan potensi individu agar mampu berdiri sendiri. Untuk itu individu perlu diberi kemampuan dalam pengembangan berbagi hal seperti konsep, prinsip, kreativitas, tanggung jawab dan keterampilan. Dengan kata lain perlu mengalami perkembangan dalam aspek kognitif, akfektif dan psikomotor. Manusia sebagai makhluk sosial yang selalu berinteraksi dengan lingkungan yang akan berpengaruh terhadap perkembangan individu. Melalui pendidikan dapat dikembangkan suatu keadaan yang seimbang antara antara perkembangan aspek individual dan aspek sosial. Aspek lain yang dikembangkan adalah kehidupan beretika, hanya manusia yang dapat menghayati dan memahami norma dan nilai dalam kehidupan sehingga manusia dapat membedakan baik dan buruk. Aspek religius (agama) dalam hubungan dengan tuhannya yang dapat dihayati dan diamalkan ajarannya sesuai sesuai dengan agama masing-masing semua itu dapat terwujud melalui pendidikan.
Tujuan pendidikan yang secara formal tercatum dalam Garis Besar Haluan Negara tahun 1993 dijelaskan bahwa kebijakan pembangunan sektor pendidikan ditujukan untuk meningkatkan kualitas manusia Indonesia, yaitu manusia yang beriman dan bertakwa kepada tuhan yang maha esa, berbudi pekerti luhur, kepribadian, mandiri, maju, tangguh cerdas, kreatif, terampil, berdisiplin, memiliki etos kerja, professional, bertanggung jawab, produktif serta sehat jasmani dan rohani. Dengan empat indikator :
1. Hubungan dengan Tuhannya adalah beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa
2. Pembentukan pribadi mencakup budi pekerti luhur, kepribadian, mandiri, maju, tangguh, cerdas dan kreatif
3. Bidang usaha mencakup keterampilan, berdisiplin, beretos kerja, professional, bertanggung jawab dan produktif
4. Kesehatan yang mencakup kesehatan jasmani dan rohani
Dapat dikatakan bahwa pendidikan adalah prosessosial dalam memanusiakan manusia melalui pembelajaran yang dilakukan dengan sadar baik secara terencana maupun tidak. Proses pendidikan bukan hanya apa yang disebut dengan transfer of knowledge, transfer of value, transfer of skill namun totalitas kegiatan yang dapat memanunusiakan manusia sehingga mampu menjadi individu yang mampu mengembangkan dirinya dalam menghadapi dan memecahkan berbagai permasalahan dalam kehidupan.
